17 Abr 2017

Cómo Hacer una Factura en Excel [Guía Paso a Paso]

Si tienes un negocio y estás buscando como hacer una factura en Excel, he preparado una Guía completa donde te explicaré paso a paso cómo hacerlo fácilmente.

Como hacer una factura en Excel: 8 pasos simples

Una de las ventajas que tiene Excel es que incluye una buena cantidad de recursos o plantillas prediseñadas las cuales te facilitan el trabajo, especialmente si no tienes muchos conocimientos en el manejo de la herramienta. Una de las categorías interesantes es con la que puedes crear facturas para tu negocio y personalizarlas para darle un aspecto más profesional de cara al cliente.

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Paso 1: abrir la interfaz de usuario de Excel

En mi caso, estoy utilizando la versión de Office 2013. Si estás utilizando esta misma versión, lo más probable es que observes una interfaz similar o igual a la que muestro en la captura. De lo contrario, pueden presentarse algunos cambios, pero no te preocupes, el procedimiento es prácticamente el mismo.  

como hacer una factura en Excel

Paso 2: escribe “facturas” (sin comillas) en el cuadro de búsqueda

Al filtrar por este criterio de búsqueda, te aparecerán todas las opciones de plantillas de factura disponibles en tu versión de Excel.

Cómo hacer una factura en Excel - Paso 2

Paso 3: elige el formato de factura que se ajuste a las necesidades de tu negocio

La herramienta te muestra diferentes tipos de factura, debes elegir la que se ajuste a las necesidades de tu negocio. Para efectos del ejemplo elegimos la más sencilla de todas: “Factura”.

Cómo hacer una factura en Excel - Paso 3

Paso 4: Clic sobre el formato de factura seleccionado

Una vez elegido el formato de factura, haz clic sobre el mismo y en el nuevo cuadro de diálogo que aparece, haz clic en el botón “Crear”.

Cómo hacer una factura en Excel - Paso 4

Paso 5: Abrir el formato de factura seleccionado en Excel

Cuando hagas clic en el botón “Crear” se abrirá el formato de factura en tu Excel. Este viene con información que puedes editar con la de tu negocio. Cómo hacer una factura en Excel - Paso 5

Paso 6: Editar la información de la empresa

Debes ubicarte en la parte inferior de la factura en la hoja “configuración de empresa” para agregar los datos de tu negocio. Cuando los cambies, se verán reflejados automáticamente en la factura.

Cómo hacer una factura en Excel - Paso 6

Paso 6.1: Ejemplo con con la información de la empresa editada

En esta vista puedes observar como quedan los datos de la factura con la información editada. En este caso, utilicé la información de la compañía O.S. Group. para que te sirva como base y así puedas agregar la de tu empresa fácilmente.  

Cómo hacer una factura en Excel - Paso 6.1

Paso 7: Cambiar o agregar logotipo de la empresa

Uno de los objetivos de crear una factura en Excel es poder agregar un logotipo a la misma de tal forma que le de un aspecto más profesional a la imagen de la empresa de cara a los clientes. Para cambiar o agregar el logotipo, debes hacer clic derecho sobre la opción “reemplazar con logotipo” y en el cuadro de diálogo que aparece hacer clic en la opción “reemplazar imagen”. Ahí debes seleccionar la imagen de la ubicación donde la tengas almacenada y listo.

  Cómo hacer una factura en Excel - Paso 7  

Paso 8: Cambiar formato de moneda

El formato de factura que viene por defecto en Excel (por lo menos en la mía) tiene la configuración en Euros, para cambiarla es muy fácil. Vas al grupo Número de la cinta de opciones en la parte superior (lo he señalado con un pequeño círculo en rojo) y eliges la moneda de tu país. Para que los cambios se apliquen, debes ubicarte en cada celda donde vayas a hacer los cambios y eliges la moneda.

De igual manera, para cambiar los datos de la factura (información del cliente y demás de la parte superior, se hace desde cada celda) y al final guardas los cambios.  

Cómo hacer una factura en Excel - Paso 8

Importante: para que puedas tener una copia de cada una de las facturas que realices, te recomiendo que descargues la plantilla original y guardes una versión nueva con el nombre copia, y sobre esta última haces las ediciones respectivas. Cada que hagas una factura nueva, la guardas con el respectivo nombre, por ejemplo: factura 002 y así sucesivamente.

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Director de marketing digital en O.S. Group S.A.S. Especializado en marketing de contenidos, Certificado en Google AdWords, fanático de WordPress, YouTube y los dispositivos móviles. Disfruto lo que hago y me encanta ayudar a las personas para que aprovechen al máximo la tecnología y aumenten la productividad en sus actividades laborales y de negocios.
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