02 Jan 2017

Qué es un sistema de punto de venta

Qué es un sistema de punto de venta

Si le dices a cualquier administrador o dueño de negocio que te explique brevemente qué es un sistema de punto de venta, lo más probable es que te diga que es la estructura base de su negocio, donde comienza y termina toda la operación del mismo.

Pasando a una definición más formal, un sistema de punto de venta es una combinación de herramientas de software y hardware que le permite a los administradores de negocio realizar las transacciones diarias fácilmente conservando información clave de la operación del día a día.

El objetivo de este artículo, es revisar el funcionamiento a nivel de software y hardware de un sistema de punto de venta, de tal forma que puedas tener la información suficiente para elegir un POS que se adapte a las necesidades de tu negocio.

Software de un sistema de punto de venta: modelos disponibles

Cada día las herramientas son más completas y aparecen nuevas funcionalidades, pero te hablaré de los modelos de implementación más comunes.

  • Instalación local: este corresponde a un modelo de software tradicional, lo que implica adquirir la cantidad de licencias necesarias las cuales deben ser instaladas en cada uno de los equipos que van a utilizar la herramienta. Debes tener presente que bajo esta modalidad, todo lo relacionado con soporte y actualizaciones estará bajo tu responsabilidad, así que debes contar con personal especializado en TI para llevar a cabo las tareas respectivas.
  • Basado en la nube: esta modalidad es conocida como SaaS (Soluciones as a Service). Funciona 100% en Internet, y por ello, muchas personas tienen dudas con respecto a la estabilidad, debido a que se preguntan qué sucede si la conexión se cae. No hay de qué preocuparse, la mayoría de sistemas de punto de venta están programados para que se sincronicen nuevamente una vez que retorne la conexión.

Importante: si tu negocio cuenta con una infraestructura tecnológica con la que vienes trabajando, antes de elegir un sistema de punto de venta, asegúrate de que este sea adaptable con tus herramientas actuales, así evitarás incurrir en sobre costos innecesarios. O si te das cuenta que no hay opciones de sincronización, tómate el tiempo de analizar detalladamente cada una de las opciones disponibles en el mercado, de tal forma que elijas la que más se ajuste a las necesidades de tu compañía.

Hardware de un sistema de punto de venta: componentes

Independientemente del modelo de implementación de software que elijas, la mayoría de las veces el hardware es el mismo. Conoce cuáles son los componentes de hardware fundamentales para que tu sistema de punto de venta funcione correctamente.
  • Pantalla de registro: acá se muestra la base de datos de todos los productos, también tiene otras funciones tales como: reloj de empleados y visualización de informes de ventas.
  • Escáner de código de barras: una gran herramienta debido a que permite automatizar el proceso de pago. Escanea el código de barras de cada producto y lo añade al total a pagar. Una de las ventajas de este sistema de escaneo es que pueden integrarse con el sistema de inventario para tener automáticamente un control de las existencias.
  • Impresora de recibos: como su  nombre lo indica, permite imprimir el total de ventas de cada uno de los empleados, las horas trabajadas y otra información relevante.
  • Cajón monedero: Aunque cada vez es más común el dinero “plástico”, el dinero en efectivo sigue siendo el rey y siempre necesitará un lugar seguro para guardar el producido de todas sus transacciones.
Si bien es cierto que contar con un sistema de punto de venta es una herramienta de gran utilidad para los negocios, también es importante comprender el funcionamiento de cada uno de los componentes para que puedas resolver inconvenientes cuando se presenten.

Beneficios de un sistema de punto de venta

Está comprobado que un sistema de punto de venta simplifica las operaciones clave del negocio y lo beneficia notablemente en los siguientes aspectos:

  • Los sistemas de punto de venta modernos ofrecen mucho más que el simple hecho de facilitar las transacciones diarias.
  • Ayudan a agilizar el proceso de negocio al automatizar tareas manuales.
  • Permiten elaborar informes de ventas.
  • Tener un control de existencias gracias al módulo de inventario.
  • Gestión de clientes para estar en contacto e implementar acciones de marketing.
  • Gestión de empleados para llevar control de horarios y pagos.

Aunque estos y muchos otros beneficios generan un impacto muy positivo para los negocios que los implementen, todavía existe un buen número de empresas que no dan el paso hacia los sistemas POS, donde el principal motivo está relacionado con ser reacios al cambio.

  • Implementar nueva tecnología genera incomodidad y temor en la mayoría de personas, debido a que siempre es mejor estar en la zona de confort. Por tal motivo, la negativa al cambio se convierte en el principal obstáculo para la implementación de un sistema de punto de venta.

El temor al cambio es comprensible hasta cierto punto, sin embargo, quedarse estático y utilizando sistemas obsoletos es demasiado arriesgado ya que las consecuencias pueden llegar a ser muy costosas para la compañía. Algunos de los problemas que pueden presentarse son:

  • Las operaciones se vuelven lentas
  • El control de existencias puede presentar inconsistencias
  • No es posible hacer una correcta gestión de clientes y de empleado

Lo que debes tener en cuenta antes de elegir un sistema de punto de venta

Con la información que tienes hasta ahora, ya tienes los conceptos básicos que te permiten entender las ventajas de implementar un software de punto de venta en tu negocio. No obstante, si es la primera vez que debes tomar una decisión acerca de una herramienta como estas, es importante que tengas la capacidad de responder las siguientes preguntas:

  1. ¿Las funcionalidades del sistema están alineadas con las necesidades específicas de tu negocio?
  2. ¿Cuál es el costo real del software? ¿Debes adquirir licencias por separado para cada equipo?
  3. ¿Hay costos relacionados con servicios posventa?
  4. ¿La herramienta es de instalación local o trabaja 100% en la nube?
  5. ¿Existe algún tipo de cargo oculto?
  6. ¿La curva de aprendizaje es adaptable a las habilidades de tu personal y a las necesidades de la compañía?
  7. ¿Ofrecen un excelente soporte técnico cuando se requiera?

Qué es un sistema de punto de venta: recomendaciones finales

La elección de un sistema de punto de venta es algo que no debe tomarse a la ligera, sino analizando detalladamente cada uno de los aspectos descritos en este artículo. Algunas recomendaciones finales que te ayudarán a tomar una decisión acertada son:

  • Hacer una lista de las funcionalidades imprescindibles para tu negocio.
  • Si es posible, apoyarse en la asesoría de una empresa que brinde una solución administrativa y comercial especializada.
  • Analizar el tiempo que tomará la implementación del software, incluyendo la curva de aprendizaje de todo el personal involucrado.

¿Sabías que TAO App tendrá su propio módulo POS (Sistema de punto de venta)?

El equipo de desarrollo de TAO App, constantemente trabaja para agregarle valor a la aplicación, de tal forma que cuente con todas las funcionalidades que cualquier negocio de la actualidad necesita. Es por eso que muy pronto estará disponible un módulo para punto de venta, o lo que es conocido como sistema POS. Así que te invito para que estés pendiente de esta nueva funcionalidad y puedas implementarla en tu negocio.

¿Qué te ofrece el sistema de punto de venta (POS) de TAO App?

Este es un nuevo módulo integrado en la plataforma de TAO, permitiéndote que puedas gestionar tu negocio de una forma completa desde un mismo lugar.

Principales funcionalidades del sistema POS de TAO App

  • Crear cajas y usuarios ilimitados
  • Sistema multi punto de venta
  • Control de inventarios
  • Plataforma 100% online
  • Puedes trabajar sin conexión a Internet
  • Facturas personalizadas
  • Compatible con computadores y tablets
  • Control de gastos

En resumen, el sistema de punto de venta (POS) de TAO App es una solución fácil de administrar, segura y accesible a cualquier negocio debido a su bajo costo. Además, tienes el beneficio de probar TAO App durante 30 días completamente gratis.

Aplica para cualquier tipo de negocio, tales como: restaurantes, cafeterías, heladerías, tiendas de moda, peluquerías y muchos más. Si estás buscando un software administrativo y comercial con POS incluido, que te permita gestionar tu negocio de manera integral desde cualquier lugar, TAO App es la solución perfecta para ti. Regístrate ahora mismo y comienza tu periodo de prueba gratis con acceso a todos los módulos.

   
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Juan Camilo Alvarez

Director de marketing digital en O.S. Group S.A.S. Especializado en marketing de contenidos, Certificado en Google AdWords, fanático de WordPress, YouTube y los dispositivos móviles. Disfruto lo que hago y me encanta ayudar a las personas para que aprovechen al máximo la tecnología y aumenten la productividad en sus actividades laborales y de negocios.
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