Sistema de facturación en Excel: ¿Realmente es lo Mejor para tu Negocio?

Es muy probable que si tienes un pequeño negocio o una Pyme tengas tu sistema de facturación en Excel. ¿Te suena familiar? No te preocupes, esto es muy frecuente no sólo en las pequeñas empresas, sino también en las más grandes y te lo digo no porque me lo imagine, sino porque en diferentes oportunidades he acompañado al equipo comercial a visitar clientes y para sorpresa nuestra, encontramos que todo lo manejan en Excel.

Vale la pena aclarar que con esto no pretendo decir que Excel es una mala herramienta, por el contrario, es excelente para una gran cantidad de tareas, pero para muchas otras se queda corta y puede llegar a generar problemas en  tu negocio.

El objetivo de este artículo (como todos los que publicamos en este blog), es brindarte la información adecuada para que tomes la mejor decisión de acuerdo en las necesidades y exigencias de tu negocio. Es posible que cuando termines de leer, para ti sea suficiente e ideal tener un sistema de facturación en Excel, o por el contrario, te ayude a identificar que necesitas un software administrativo y comercial especializado que te permita gestionar tu negocio fácilmente desde cualquier lugar.

Sistema de facturación en Excel: Principales beneficios

• Es una herramienta relativamente económica (US$ 200 aproximadamente para personas independientes y US$ 500 para toda la suite de Office).
• Es muy familiar para la mayoría de usuarios debido a que tienen nociones básicas de la herramienta.
• Encuentras una buena cantidad de plantillas prediseñadas que te permiten hacer múltiples tareas sin necesidad de crear fórmulas.
• Puedes crear hojas y libros de trabajo.
• Introducir datos es algo sencillo.
• Te permite crear tablas dinámicas para resumir información.
• Filtrar y ordenar datos.
• Aplicar formatos.
• Crear diferentes tipos de fórmulas.
• Crear informes y gráficos.
• Y mucho más…

Sistema de facturación en Excel: Principales desventajas

• Si quieres tranquilidad en cuanto a la legalidad, debes tener presente que Excel no es gratis y en algunos casos su precio es comparable con un software administrativo y comercial.
• Aunque muchas personas se sienten familiarizadas con muchas funciones de Excel, el manejo completo de este programa no es sencillo y requieren de cierto aprendizaje y la experiencia adecuada.
• En la mayoría de ocasiones las plantillas prediseñadas no están alineadas con las necesidades del negocio.
• La mayoría de sistemas de facturación en Excel tienen muchas fórmulas y es posible que termine con varias hojas de cálculo abiertas y un enorme dolor de cabeza tratando de entender qué está ocurriendo.
• No es posible hacer una auditoría para mostrar los cambios en los registros del negocio.
• No proporciona ninguna funcionalidad más allá del cálculo de números, por ejemplo: facturación, estados de cuenta, entre otros.
• Cualquier error en tu archivo de Excel, puede significar la pérdida completa de datos.
• No es posible acceder a la información desde la nube, sino que requieres que la herramienta esté instalada en tu equipo.

Sistema de facturación en Excel: Elige una herramienta que sea accesible desde la nube

La mayoría de personas están familiarizadas con el uso de Excel, (así sólo sea en un nivel básico), pero no siempre es la mejor opción para administrar tu negocio de manera integral. En estos casos lo más recomendable es utilizar una herramienta especializada que te permita tener un mayor control de tu negocio y que cuente con más funcionalidades, entre ellas una de las más importantes en la actualidad: que sea accesible desde la nube, ya que puedes ver cómo va tu negocio desde tu dispositivo móvil sin importar el lugar donde te encuentres, siempre y cuando cuente con una conexión a Internet.

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Juan Camilo Alvarez

Director de marketing digital en O.S. Group S.A.S. Especializado en marketing de contenidos, Certificado en Google AdWords, fanático de WordPress, YouTube y los dispositivos móviles. Disfruto lo que hago y me encanta ayudar a las personas para que aprovechen al máximo la tecnología y aumenten la productividad en sus actividades laborales y de negocios.

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